従業員の出勤・退勤の管理はGoogleスプレッドシートで管理すると便利です。

従業員を雇用すると、必ず必要になるものの一つが「タイムカード」です。水嶋は雇用開始当初、無くてもなんとかなるだろう的な間隔で開始したのですが、これはダメダメでした。経営者は雇用主としてキチンと管理する必要があります。Gooleスプレッドシートなら、導入コストもかかりませんし、直接時間が記入されるので集計もとても楽です。

目次

なぜタイムカード導入する必要があるのか?

水嶋は性善説なので、こんなものがなくても自分で管理してくれるだろうと思っていましたが、実際には自分で管理なんか出来るはずないわけで、だからタイムカードが売れるわけです。この記事で紹介するタイムカードシステムは、Googleスプレッドシートの、フォーム送信機能を利用した比較的簡素な管理システムです。しかしコストパフォーマンスは抜群です。ちゃっかり販売商品ですのでその辺はよろしくです。

 

タイムカードを導入しないと発生する悪い例

  1. 遅刻の回数を正確に管理できない
  2. 欠勤・遅刻を手作業で雇用主が管理する必要に迫られる
  3. 勤怠不良の証拠が残らない
  4. ずっと休憩してたりする
  5. 「時間計って休憩してよ」と言うと「人でなし!」みたいな顔をされる

 

最後の方は人によるかもしれません笑。が、タイムカードは時間を管理するものなので当たり前なのですが「休憩は時間決めてやって」と言っても「性格悪いなこいつ」ぐらいに見られるのがオチです。

 

タイムカードなら、正確に、かつ悪い気分にさせる事なく「時間」に忠実にさせる事が出来ます。何より、ちゃんとした会社と思われる事は、思いのほか重要です。

 

 

タイムカードのテンプレートをダウンロードする

まずはテンプレートをダウンロードする必要があります。Googleアカウントがないと使えませんので、もしもGoogleアカウントがないようであれば、はじめに作成してから行って下さい。

 

共有リンクをクリックしたら、表の形をした方をクリックしてください

タイムカード

ポップアウトをクリックしてシートを開きます

ポップアウト

 

ご自身のドライブにコピーを作成してください

  1. ファイル
  2. コピーを作成
  3. 名前を入力して「作成」を実行する

ファイルをコピー1

 

問題なければシートが二つ作成されます

作成コピー

 

利用する為の下準備を行う

利用方法自体はとても簡単なので、シートを効率的に管理する為の下準備を行います。理由は後述します。まずは手順通りにやってみて頂き、後でご自身のやり方で適所修正してみる事をおすすめします。

 

ファイルを3つ作成する

はじめにファイルを3つ作成します。ファイル名は「タイムカード」「スプレッドシート」「フォーム」の3つです。左メニューの新規>フォルダ、から作成できます。

新規作成

 

ファイルとシートを全て「タイムカード」フォルダの中に格納する

ドラッグ&ドロップで格納できます。すべで格納してください。

ドラグ

 

テンプレートのファイル名をわかりやすいものに変更する

テンプレートのファイル名は「テンプレート」等や「出退勤管理テンプレ」等のテンプレートとしてわかりやすいものに変更する事をおすすめします。シートの名前は、右クリックで変更できます。

名前変更

下準備は以上で終了です。

次は実際の運用方法をご説明します。

 

 

実際に運用する為の準備をする

テンプレートをコピーして利用する人の名前に変更する

表の形をした方を「スプレッドシート」と呼びます。入力する項目を設定する方を「フォーム」と呼びます。

 

スプレッドシートの方をコピーして下さい。対(つい)になるフォームも同時にコピーされます。

コピーする

 

作成されたシートの名前を、利用するスタッフの名前に変更します。

スタッフの名前

 

利用するスタッフ用のファイルを移動します

  • スプレッドシートはスプレッドシートのファイルへ移動します。
  • フォームはフォームのファイルへ移動します。

ファイル移動

 

フォームを開き、フォームの説明文をスタッフの名前に変更します

フォームの説明文をスタッフの名前に変更します。

 

スプレッドシートを開き、スタッフの名前を入力します。

シートの名前変更

 

実際のフォームを開きURLをブックマークします

実際のフォームのURLを開きます

フォームを開く

 

実際のフォームが開きますので、このページのURLをブックマークしてスタッフに利用させます。

山田桃子

 

実際の運用方法とても簡単です。

実際の運用方法はとても簡単です。出勤したときに「出勤」をクリックして送信する。退社するときに「退社」をクリックして送信するだけです。

 

昼休憩と、小休憩を設けているので、労働時間内に2回休憩を挟む事が出来るようになっています。フルタイム労働でも対応可能です。こんな感じになります。

打刻

 

iPad等のタブレット端末を使うと便利

iPad等のタブレット端末を使うと便利です。ブックマークしているURLをブラウザで開いて打刻するだけの仕組みなので、どんなタブレット端末でも利用する事が出来ます。

 

逆に本人のスマホ等で利用できるようにしてしまうと、不正な打刻をする可能性があるので注意が必要です。会社でのみ利用できる端末に絞った方が適切です。

 

 

ポイントと注意事項

フォルダを複数作る意味

Gooleフォームを作成した事がある方はわかると思うのですが、この計算シートはGoogleフォームの機能を使って制作されており、フォームとシートは連携した関係になっています。

 

シートのコピーを作成すると、必ずフォームも同時にコピーされるのですが、これが結構めんどうで、ごちゃごちゃになってどれとどれが連携しているのかわかりにくくなります。

 

そのため「スプレッドシート」と「フォーム」のフォルダを作って、別々に格納してわかりやすくする事をお勧めしています。名前が一緒であればどれとどれが連携しているのかわかりやすいです。

 

テンプレートのファイル名をわかりやすいものに変更する

テンプレートは基本的にコピーして使うもので、ファイルの中身は変更しない方が流用しやすいです。最初にテンプレートにするものを作ってそれは変更しないようにした方が後で楽です。

 

 

各項目の意味と使い方

この部分の設定項目の説明です。

設定単位

 

時間設定

基本就業時間 9:00 18:00
早出時間 7:00 9:00
残業時間 18:00 23:00
早朝・深夜業時間 23:00 7:00

何時から何時までを基本時間として、何時から何時までを残業時間(割増し労働)をするか設定できます。残業というのは法令で定められた割増賃金を支払う必要があります。

割増し賃金H25年3月の厚生労働省の告知

 

就業時刻

開始時刻切上単位 15
終了時刻切捨単位 15

出勤と退社の設定単位です。「15」であれば15分という事です。

  • 9時46分から10時00分までの出勤打刻は10時とされます。
  • 15時00分から15時14分までの退社打刻は15時とされます。

 

休憩時刻

開始時刻切上単位 5
終了時刻切捨単位 5

昼休憩と小休憩の設定単位です。「5」であれば5分という事です。

  • 12時00分から12時04分までの休憩開始打刻は12時とされます。
  • 12時56分から13時00分までの休憩終了打刻は13時とされます。

区分

出勤 自動集計
欠勤 自動集計
有給 自動集計
代休 自動集計
遅刻 手動集計

E,F列の区分の列に入力された文字列をカウントします。文字列が同じであれば自動でカウントしてくれますので、とくに触る必要はありません。

E,F列の区分はデフォルトでは「出勤」と表示されます。欠勤や有給の場合は手動で変更して下さい。遅刻は表示できません。

Googleスプレッドシートで勤怠管理

Googleスプレッドシートで勤怠管理を行いませんか?タイムカードを導入する利点は下記3点です。

  • ・管理

  • ・節約

  • ・効率化


「勤怠」という評価基準を適切にする為には、タイムカードというシステムは、とても有効なツールとなります。まだ導入されていない場合は、ぜひ導入を検討されてみることをおすすめします。

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