輸入ビジネスとか物販やってたらtrello(トレロ)使わないとマジで損してると思う

輸入ビジネスとか物販やってたら、複雑なフローを管理する局面で、どうやって情報共有するか?その方法と、導入するべきツールに本当に迷ってしまう時があります。そんなとき、ぜひとも導入して頂きたいツールがtrello(トレロ)です。運用管理という面で、絶大な効果を発揮する上に、どんなスタッフでもカンタンに使えるのでとても重宝します。しかも無料です。

目次

trello(トレロ)って何?

タスクボードをパソコンで使えるようにしたツール

輸入ビジネス | トレロって何?

タスクボードって知ってますか?やるべきタスクが非常に多い現場で、かつ「忘れた」なんてもってのほか!って現場だと、そうならないための仕組みが必要になります。それで、一番忘れにくい方法として、壁に付箋でやる事をベタベタ貼っていく方法があります。こうやって可視化すると忘れなくなります。物理的にそこに存在するので忘れないんですね。これをパソコンの画面で使えるようにしたWEBサービスがtrello(トレロ)です。

 trello(トレロ)

タスクボード

輸入ビジネス | ホワイトボード

WEB関係の人たちの間では結構ポピュラー

WEB関連の人たちは、ずっと以前からあるツールを使っていたり、そもそもホワイトボードをつかったりして作業するので、このツールも結構ポピュラーみたいです。日本ではあまりなじみが無いツールではあるんですが、使う人は使っているので、日本語化できるChromeアプリも開発されています。trello(トレロ)を完全にパクった、日本産のWEBサービスもありますが、すぐに有料版に移行しないと使えないので、trello(トレロ)のほうがおすすめです。

⇒ trello(トレロ)日本語化アプリ「日本語化 for Trello」

日本産のタスクボードツール「Jooto(ジョートー)」

ビックプロジェクトからスモールタスクまで汎用性抜群!

それこそ数ヶ月かかるようなビッグプロジェクトから、デイリーで発生する顧客対応まで、何にでも使う事が出来ます。非常に汎用性が高いです。まぁそもそもタスクボードなんで、汎用性が高くて当たり前ではあるんですが。コピペやURLを貼付する機能等がWEBのツールにはあるので、非常に便利です。

配送会社のトラッキングナンバーから荷物を追跡する機能まで

輸入ビジネス | トレロでトラッキングナンバーも管理

最近開発されて実装された機能なんですが、有料版のビジネスクラスでは、トラッキングナンバーの自動追跡も行なってくれます。残念ながらアメリカのサービスなので、UPSとフェディックスだけですが、将来的に日本でよく使われるような配送会社も追加されると、我々日本人も恩恵を受ける事が出来ますので、非常に期待しております。

trello(トレロ)ってどんな使い方ができるの?

輸入ビジネスで使うなら顧客対応がおすすめ

輸入ビジネスやってる人が、輸入ビジネスやってる人向けに書いてるブログなんで、もちろん輸入ビジネス向けの使い方を指し示す訳なんですが、ズバリ顧客対応が一番効果を発揮しやすいです。そこそこ会社が大きくなってスタッフが複数になってくると、フタッフ間での情報共有が非常に面倒になります。返品される商品を、毎回説明しても、いざ返品されたらどの事のかなんてわかる訳無いんです。毎回全部説明するのも大変です。トレロで管理しておけばそんな問題とはおさらばできます。

ぜんぶ可視化できるので対応漏れが無くなる

可視化できるというのはとても効果が高いです。人間の脳は、原始時代からそんなに変わってなくて、原始的なんですね。物理的なものが一番わかりやすいんです。ホワイトカラーの頭脳労働が得意な人であれば、どっちでもいいかもしれませんが、実際に顧客対応を担当する人間や、倉庫で納品する人間からすると、こういった可視化ツールというのは思いのほか便利なのです。昔はChatWorkのタスク機能で管理していたんですが、あんまりカオスになりすぎてヤバかったです。トレロに変更したところ、最初こそブツブツ言ってましたが、慣れたら「これじゃないと無理です!」とか言ってます。

まずは返品対応をで使ってみると良いです

使い方はそれこそ色々あるんで、十人十色に使えますが、我々輸入ビジネスの経営者は、まずは返品対応に利用してみるのが良いと思います。返品対応のフローは良くわかっているはずですし、非常に効果が出やすい部分なので、使い始めにちょうど良いと思っています。

 

trello(トレロ)の導入方法

まずは対応事案のフローを作成する

まずはトレロ云々ではなく、対応事案のフローをまとめ直して下さい。フローはあまり細かくなくて良いので、箇条書きで簡潔にして作成して下さい。水嶋が実際にスタッフに使ってもらっている、商品を交換対応する時のフローは、下記の5ステップになっています。STEP1が「返送商品到着待ち」となっているのは、まず始めにお客さんからメールなり電話で連絡が来て、商品を返送すると申告されるからです。つまり、次に会社で一番最初に発生する業務は「返送品を受取る」という仕事になります。まぁ事のへんは、それぞれやり方があると思いますので、下記のフローは参考程度にお願いします。

  • STEP1:返送商品到着待ち
  • STEP2:交換品手配中
  • STEP3:返送方法連絡待ち
  • STEP4:不良品返送待ち
  • STEP5:返金確認待ち

フローに分けてリストを作成する

フローを作成したら、次はボードとリストの作成です。このボードで行なう作業を明確にして、タイトルを命名して下さい。「Create new board」から新しいボードが作れます。「返品管理」とか、なんかカッコいいそれっぽい名前をつけたくなるんですが、こういう時は使う人の立場になって、もっと優しい簡単な言葉にしてあげた方が、後々楽です。動詞を使うのもポイントです。が、まぁ好きに作るのが良いと思います。とりあえず一個、作りましょう。

Create new boardでボードを作る

輸入ビジネス | 新しくボードを作る

リストを追加でリストをフロー毎のリストを作る

輸入ビジネス | リストを作る

最初に作ったおいた箇条書きにした作業フローを、ここでリストにしていきます。

事案毎にカードを作成する

輸入ビジネス | カードを作成する

「カードを追加」から新しく発生した事案を追加していく事が出来ます。

 

trello(トレロ)を使いやすくするポイント

細かくフローを決めてボードを複数作る

対応の目的やゴールが違う場合、同じボードで対応するのはとても難しいです。一つのボードで複数のゴールを設定する事が出来ませんので、なるべく目標に合わせて複数のボードを作る方が良いです。例えば、返品だった場合でも、返金対応と、交換対応があり、ゴールが違います。これらは分けておいた方が良いです。

カードには写真をアップロードしておくと更にわかりやすい

trello(トレロ)には、写真をアップロードする機能があります。写真をアップロードすると、カードが文字ではなく、写真で表示されます。画像というのは非常に伝達情報が多くて、文字では中々伝わらないものを、一瞬で伝えてくれる特性があります。対応するお客さんの商品画像をアップしておくだけで、一瞬で判断する事が出来るようになり、とても便利になります。文字だけだと、正直使いにくいです。imgでもPDFでもExcelでもOKなので、例えば返品ラベルなんかをアップロードする事も出来ます。

注文番号等を記入しておくと検索が出来るので操作性がアップ

左上に検索ボックスがあります。この検索ボックスが結構便利で、複数ボードが会った場合でも、全て横断して検索してくれます。注文番号等の固有情報を入力しておくと、後から検索するときに、一瞬で検索が終わってしまうので、超絶便利なります。注文番号とか、トラッキングナンバーを入力し忘れたスタッフはド詰めします。そんくらい便利。

カードのタスク機能を使うと作業忘れが減る

一つのタスクの中に、実は複数のメモ書きを残す事が出来ます。普通にテキストでメモも出来ますし、上述した通り写真もアップロードできます。更に便利なのが、タスクを追加する機能で、確認忘れをしない為に必要なタスクを、チェックボックス形式で記入する事が出来ます。説明文の所も編集できますので、ヒアリングするべき項目を最初から作っておくと、対応時間も短縮する事が出来ます。

輸入ビジネス | カードのタスク機能を使うと作業忘れが減る

タスクを作成したカードをテンプレートとして保存しておくと便利

チェックボックスなんかは、一回入力すると、同じものを毎回作るのが嫌になります。カードをコピーして使う事が出来るので、テンプレートを一つ作成して、それを毎回コピーして使う事にすると、全てのカードで、毎回同じチェックリストを作って、進捗管理が可能になります。テンプレート置き場を作って、そこにテンプレートにするカードを作成して保存しておけば運用が楽になります。

輸入ビジネス | タスクを作成したカードをテンプレートとして保存しておくと便利

カード別に共有する機能を使いこなす

個別に対応してほしい時など、ChatWorkで連絡するときに、どのカードの事なのか、口頭や文章で伝えるのは中々面倒だったりします。カード別に共有リンクを取得できるので、伝達が本当に楽です。

輸入ビジネス | リンクを共有する

ボードの共有機能を活用してスタッフが参加できる環境を整える

社内でスタッフと、または外注さんと共有する事が目的ですので、共有できないと意味がありません。トレロの共有機能は中々強力で、グループを作って、そこにメンバーを招待する事が出来ます。一回の作業で複数のボードに招待できるので、新人スタッフの初期設定を考えると、もの凄く便利です。アップロードするファイル容量が大きくなったりしてくると、有料版の検討が必要になりますが、だいたいは無料版でも使い続ける事ができます。

輸入ビジネス | 社内で共有する

大切なのはこういったツールでななく「明確な作業フロー」

残念ながら、トレロは非常に使いやすいツールですが、トレロがあるからといって作業が万事順調に進む訳ではありません。トレロ云々のまえに、作業自体を明確にして、それを覚えてもらう必要があります。明確にした作業を「忘れない」もしくは「補完」するためのツールがトレロです。特にチェックリストを作ると、スタッフは作業を覚えずに、チェックリストだけで仕事をしたがるようになります。なるべく覚える範囲を減らそうとする防衛本能ですね。こうなると、ツールを使うのではなく、ツールに使われるようになります。そうならないために、「明確な作業フローの作成」とそれを覚えさせる事が大切になります。

まとめ

無料な上に、使いやすくて、覚えやすい。英語というのが玉にきずですが、慣れてしまえばたいした事ではないです。ChatWorkはすでに必須のツールとしている方が多いですが、トレロは知らない方が多いようです。非常に時間短縮できるうえ、クレームも減りますのでぜひ導入検討して下さい。

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コメント

  1. 古川 より:

    良さそう!使ってみようかと思いました。
    今日このサイトの読者登録したのですが、色々見てみようと思います。
    ありがとうございます!

    1. 水嶋 より:

      ありがとうございます。またコメントください。

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