秘書がいるとビジネスが加速度的に進むようになる・秘書のススメ

オンライン秘書は、結構前から使っていたんですが、あんまり頼む事も無かったんで、秘書の必要性は感じていませんでしたが、いざ雇ってみると頼む事は沢山ありました。展示会への出店も、秘書がいなければ、とてもじゃないが出来た自信はありません。やはり沢山の人に支えられてやっていけるんだなぁと感じた次第です。ビジネスの加速の為には秘書は絶対に必要です。

秘書の仕事

社長はいつも雑務に追われている

チームでメンバーが増えてくると、なお雑務をこなさなければいけない割合が高くなってきます。雑用をこなす人員はとても重要です。ただし、「雑用」という言い方が悪い。よって、「総務」とか「秘書」って呼ぶ。逆に総務も秘書も雇わない状態だと、一日の大半は雑務で終わるようになる。社長は、自分以外の、ありとあらゆる人の雑用を押し付けられています。

秘書の仕事は「雑用」です

誤解が多い職業ですが、Wikipediaから引用する秘書の定義は下記です。

秘書(ひしょ)とは、組織あるいは上司の書類面における仕事を請け負う職務、職業。またそれを行う人。職務は幅広いが、共通するのは、重要書類を扱う仕事であるということである。その他にも上司の身の回りの世話、メールや電話の応対、来客の接遇、スケジュール管理、書類・原稿作成など、「総務の専門家」として機能する。 日本では、アシスタントと英訳されるのが適当である場合が多い。 セクレタリーも秘書と和訳されているが、これは、取締役クラスを意味するため、事務局長など実体に合わせ和訳に注意が必要である。

つまり、雑用なんですよね。身の回りのありとあらゆる事を行なう職業が「秘書」です。社長じゃなくても、大企業であれば、部長職には必須のアシスタント職だと思いますし、課長クラスでも一人はいた方が良いんじゃないかと思うようになりました。

輸入ビジネスオーナーでも秘書を持った方がいいと思う理由

輸入ビジネスは調べる事がたくさん!

輸入ビジネスはとにかく調査する事がたくさんあります。新しい販路で販売しようとすれば、どこに出店するのか?どうやって出店するのか?どんな契約書が必要なのか?。配送業者はどこが安いのか?どうやって契約するのか?梱包に必要な資材はどこが安いのか?新しく販売する商品は、法的に問題が無いか?認可をとる為に何をしないといけないか?もう本当にたくさん調べる事があります。

意外と安い報酬からでもお願いが出来る

秘書と聞くと、なかなかハードルが高いのは理解できます。しかし、本当にやってみようして、いざ計算してみると、そんなにたいした金額では無い事に気がつきます。要は任せ方次第です。一日1時間だけ、とかでお願いしてみると、とても安くお願いする事が出来ます。

雑務は全部お任せしてビジネスに集中できる

秘書や総務を雇うと、雑務のほとんどは解消できます。作業を行ってくれる人員を確保して、大切な仕事をやって頂き、秘書や総務を行なってくる人を確保して、雑務をやってもらうようになると、いよいよ社長のやる事は無くなってきます。こうして初めて、本当に大切なビジネスに集中できるようになります。

ビジネスがどんどん加速する

いざ雇うと、その人の為に仕事を用意しないといけません。使ってみて思った事は、一日一時間だけという、超小さい仕事を振ってみても、意外と持て余してしまうんですよね。そうするとその人の為に仕事をどんどん用意する事になります。その人に一時間働いてもらう為に仕事を探す事が仕事になります。こうなってくると、ビジネスの加速度合いが全然違います。

 

どんな所で秘書を募集するか?

WEBサービスを活用する

Kaori-san

有名なオンラインサービスだと、Kaori-sanというサービスがあります。1タスク1000円で作業をしてくれます。1作業で費やせる時間は、恐らく30分くらいを想定している感じでしょうか。WEBサービスの強い所は、バイリンガルが在籍しているので、海外のサイトの調査も出来るという事です。

⇒ Kaori-san

SOHOで募集する

非常に柔軟に募集が出来るという観点から、@SOHOでの募集がおすすめです。まぁ別にどこでもいいんですけどね。私の場合は、前に顧客対応をやってもらっていたSOHOの方を、秘書にやってみない?という感じで始めてみました。使ってみたらすごく良かったという感じです。身の回りに秘書が出来そうな人がいたら、その人に声がけしてみるというのも良いかもしれません。

両方使うと良いと思う

日本では、バイリンガルとか、2カ国語使えるとかは希少な能力なので、基本的な事は雇ってる秘書にやってもらって、局所的に海外の調べ物が必要なときにオンライン秘書を使うというような、複合的な使い方が良いんじゃないでしょうか?私の場合はどちらも活用しています。

 

秘書を使うときのポイント

徹底的に雑用をやらせる

善い人ほど出来ないんですが、秘書として雇ったからには、秘書としての仕事を徹底的にやって頂く必要があります。どんなに優秀な人材でも、少し油断すると、市長に仕事を振るようになります。「調べておいたんであとやっておいてください」ってな具合です。最初のうちなんて皆そんなもんなので、小さい所から軌道修正して、自分でやる癖をつけてもらうようにするのが良いと思います。

SOHO等の外注でも基本的にOK

機密書類だからといって、会社の事務所でやる必要は無く、むしろ外注さんの方が良いと思います。基本的に一切甘えてほしくない職種なので、ダメだったらバッサリいける関係が望ましいです。その為には「雇用」より「外注」の方が、利害関係がハッキリして良いでしょう。調査系の仕事は、わざわざ事務所に出勤して頂く必要性が皆無です。SOHOさんの自宅に書類を届けてもらい、必要事項を全部記入してから、社長に記入して頂きたい所にだけ付箋をして、会社に郵送してもらう。社長はサインしてハンコ押したら終了です。

 

まとめ

雇ってみて思った事は、秘書無しでやれる仕事なんで、本当にたかが知れているという事です。社長に秘書はマストです。一日一時間から雇ってみてはいかがでしょうか?人生変わります。

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