Chatworkで作業を効率的にする6つの方法

Chatworkは今や私たちにとって無くてはならないビジネスツールとなりました。作業効率化する上で非常に有効なツールではありますが、使いこなしている方は少ない印象を受けました。よって本稿では効率的に使いこなすための、基本的な機能を紹介したいと思います。

1・ピン留め

とても基本的な機能からおさらいします。まずはピン留めの機能。ダイレクトチャットでも、グループチャットでも、ピン留めすると優先度が変わり、上の方に来るようになります。重要なのものはピンしておくと効率が上がります。

2・グループ

これも壮絶に基本的な機能なので知らない方もいないでしょう。グループ機能です。様々なチャットはグループに細分化し、作業別にメンバーを編集することでチームを最適化する事ができます。

3・サムネイル

サムネイル画像は都度変更が可能です。サムネイル画像にはこだわった方が良いです。理由は非常に視認性に優れているため、画像無しよりも格段に効率が上がるためです。グループチャットのサムネイルを統一しておけば、どのグループなのか、一目瞭然にわかるようになります。自身のサムネイルや、従業員、外注先のサムネイルがわかりやすい顔写真であれば、作業はよりスムーズです。

4・カテゴリ

意外と知られていないようなのですが、グループの他に、カテゴリーというものがあります。実はこのカテゴリー分けが非常に便利です。たくさん作った雑多なグループや、ダイレクトチャットを、任意でカテゴライズできるのです。それぞれのチームに振り分けることで、たくさんグループが出来上がってしまったとしても、作業単位で視認性を改善する事ができます。ピン留め機能と組み合わせることで、さらに視認性を向上させる事が可能です。

5・チャット情報

右上の鉛筆マークをクリックすると、チャット情報を編集する事が可能です。ここには、このチャットで利用する忘備録のように活用する事で、大幅に作業効率を改善する事が可能です。チャットワークにはタグ機能もあり、タグを追加する事でより視認性に優れたチャット情報に編集することも可能です。

6・タスク

チャットワークを使い続けいる理由の一つとも言える目玉機能、タスク。使い方さえ間違えなければ、作業の抜け漏れを排斥できる非常に優れた機能です。完了報告などの基本的な作業ルールさえ明確にしておけば、大抵のことはこのタスク機能で解決する事が可能です。ポイントは下記の通りです。

  • マネージャーは期限切れや、期限間近のタスクチェックを行う
  • 一度にに大量のタスクを与えない
  • 完了の判断は依頼者が行う

例えば外注先の使い方の一つの案ですが、1タスク1000円と仮定し、作業発生都度1タスク、要はチケット制のように作業をお願いすることも可能です。少量のルーチンワークのみで時間があまっているSOHOさんなどがいる場合は、こういった秘書的な使い方をすると、コミュニケーションコストを削減する事が出来ます。

 

応用編

物理的な作業以外はすべて外注できると思って大丈夫です。例えば社長が自身でやりがちな経理作業でも、経理スタッフを外注化することも可能です。銀行によっては振込担当者や、承認担当者を設定する事ができる銀行があります。外注先との専用のグループを作成し、経理担当者と外注先を追加します。請求書は締め日に外注先にチャットに上げてもらうルールとします。

  1. グループチャットに請求書がくる
  2. 経理担当者が請求書を元に振込依頼を作成する
  3. 振込依頼を作成したらチャットワークで承認のタスクを作成する
  4. 銀行振込を承認し、チャットワークのタスクを完了させる

請求書が上がってきてから振込が完了するまでの作業は、銀行振込の承認と、タスクの完了の2つのみとなります。

 

物販日記に会員登録しませんか?

物販は情報が命。

知っているか知っていないか。それだけの事が大きく結果を変えてしまう事があります。しかしブログでそのまま公開するには破壊力がありすぎるのです。会員限定公開記事ではそういったディープな記事を公開しています。結構マジでやってます。ふざけた名前で登録している場合は、予告なくメンバー登録を削除します。

会員登録は無料です。

 

無料会員登録

SNSでもご購読できます。

コメントを残す

*

CAPTCHA